Evacuaties vergen zowel bij de organisatie waar geëvacueerd moet worden als de opvanglocaties planning en coördinatie om alles in goede banen te leiden. Zeker wanneer het om grote aantallen evacuees gaat en er sprake is van tijdsdruk en een stressvolle situatie is het essentieel om goed te monitoren of iedereen op de juiste opvanglocatie arriveert.
Dankzij de REP app wordt dit overzichtelijker en eenvoudiger gemaakt: de app biedt de betrokken organisaties een gezamenlijk communicatieplatform waar zij zowel de route van ieder individu als de totale evacuatie kunnen traceren en monitoren. Dit gaat als volgt:
De organisatie die geëvacueerd moet worden stelt de opvanglocaties in de regio op de hoogte van de situatie.
Een evacuee wordt aangemeld bij een voor hem of haar geschikte opvanglocatie. De opvanglocatie kan zich nu voorbereiden op de komst van deze persoon.
Vanaf dit moment wordt de evacuee in het systeem geactiveerd en vindt er continue monitoring plaats wat betreft de locatie waar de evacuee zich bevindt.
Het wordt geregistreerd wanneer de evacuee naar de opvanglocatie vertrekt.
Vervolgens registreert de opvanglocatie wanneer evacuee bij de hen is gearriveerd.
Het gehele traject naar de opvanglocatie wordt op deze manier voor iedere evacuee gemonitord waardoor ieder individu naderhand apart traceerbaar is.
Met name wanneer evacuees niet (geheel) zelfstandig zijn of afhankelijk van bepaalde hulpmiddelen (personen in ziekenhuizen, zorgcentra, scholen) is het noodzakelijk dat iedereen naar een voor hem of haar geschikte opvanglocatie wordt gebracht en dat hiervoor ook het geschikte transportmiddel ter beschikking staat. Denk hierbij bijvoorbeeld aan ambulances of rolstoeltaxi’s.
Met behulp van het REP is het mogelijk om voorafgaand aan de evacuatie reeds voor iedere mogelijke evacuee een individueel plan klaar te hebben met betrekking tot een geschikte opvanglocatie en transportmiddel. Wanneer een ontruiming dan uiteindelijk noodzakelijk is hoeft het plan enkel nog maar in werking te treden.